Halo Bahasawan!
Duduk terpaku di depan laptop, menatap layar putih kosong, dan bingung harus mengetik apa untuk atasan atau klien itu sangat melelahkan. Apalagi saat kita dituntut merangkai pesan panjang dalam bahasa asing yang bukan bahasa ibu kita. Masalahnya seringkali bukan karena kita tidak tahu pekerjaannya, melainkan bingung mulai dari sapaan pembuka, khawatir tatanan bahasanya salah, atau takut terkesan kurang sopan dan kaku.
Artikel ini hadir sebagai solusi praktis. Di sini, Bahasmin sudah menyiapkan panduan panjang yang berisi kumpulan contoh email bahasa inggris dengan format asli, nyata, dan langsung bisa Bahasawan jadikan referensi utama di kantor.
Kenapa Menulis Email Bahasa Inggris Formal Masih Terasa Sulit?
Bahasawan pasti paham betul rincian proyek yang sedang dikerjakan. Bahasawan tahu data apa yang harus dilaporkan atau dokumen apa yang diminta. Namun, saat ide kompleks tersebut harus diterjemahkan ke dalam teks tertulis, tiba-tiba muncul keraguan.
Mengutip dari panduan komunikasi bisnis Harvard Business Review, menemukan keseimbangan antara bersikap tegas, memberikan konteks yang cukup, dan tetap menghargai lawan bicara adalah rintangan terbesar bagi karyawan. Mengandalkan contoh email bahasa inggris yang sudah jadi adalah cara paling rasional untuk mengatasi writer’s block ini, karena alur logikanya sudah terstruktur dengan amat aman.
Di lingkungan kerja, efisiensi waktu sangat dihargai, namun penjelasan tetap harus detail. Rekan kerja atau atasanmu membutuhkan data agar bisa mengambil keputusan. Menemukan titik tengah antara detail yang cukup dan wibawa profesional inilah yang sering membuat banyak orang terjebak berjam-jam saat mengetik pesan.
Struktur Dasar Email Bahasa Inggris Formal yang Perlu Dipahami
Sebelum kita membedah satu per satu contoh email bahasa inggris di bawah, Bahasawan wajib memahami kerangka dasarnya. Berdasarkan panduan penulisan dari portal karier Indeed, pesan bisnis yang baik memiliki struktur ini:
Subject line yang jelas dan profesional
Anggap baris subjek sebagai judul berita. Ini adalah kesan pertama sekaligus penentu apakah pesanmu akan segera dibuka. Buatlah spesifik. Daripada hanya menulis “Urgent“, jauh lebih baik menuliskan “Action Required: Marketing Report Q3 Submission“.
Salam pembuka yang sopan
Awali komunikasi dengan sapaan hormat. Gunakan gelar dan nama belakang jika belum terlalu akrab, misalnya “Dear Mr. Anderson“.
Isi email yang singkat, runtut, dan tidak berputar-putar
Sampaikan tujuanmu dengan logis di awal paragraf. Jelaskan konteks pekerjaannya secara detail namun rapi, lalu sebutkan dengan jelas tindakan apa yang diharapkan dari si penerima.
Penutup email yang formal dan aman
Akhiri dengan kalimat perpisahan yang diakui secara global di dunia bisnis, seperti “Sincerely”, “Best regards”, atau “Kind regards”.
10 Contoh Email Bahasa Inggris Formal untuk Kerja dan Profesional
Bahasmin telah menyusun sepuluh template contoh email bahasa inggris dengan konteks dan nama nyata yang bisa Bahasawan pelajari:
Contoh email perkenalan diri profesional
Kirimkan pesan ini saat hari pertama bekerja agar tim barumu tahu peran dan keahlianmu.
| Subject: Introduction – Aditya Pratama – New Data Analyst at Product Team |
| Dear Team I am writing to formally introduce myself as the new Data Analyst joining the Product team today. I bring over four years of experience in data visualization and user behavior tracking from my previous role at TechIndo Solutions. In my new position here, I will be focusing on optimizing our current dashboard and supporting the Q4 app redesign. I am eager to learn from all of you and contribute to our shared goals. I look forward to scheduling brief one-on-one meetings over the next two weeks to get to know everyone better. Best regards, Aditya Pratama Data Analyst Nexus Tech Corp. |
Contoh email follow up setelah interview
Tunjukkan antusiasme Bahasawan sehari setelah wawancara kerja menggunakan contoh email bahasa inggris ini.
| Subject: Thank You – Interview Follow-up for Content Strategist Role |
| Dear Sarah Jenkins, Thank you so much for taking the time to speak with me yesterday regarding the Content Strategist position. I truly enjoyed our conversation, especially the part where we discussed the company’s vision for expanding the educational blog. Learning more about your team’s objectives further strengthened my belief that my background in SEO writing would make me a valuable asset to your department. I remain highly interested in the opportunity and am happy to provide any additional portfolio materials you might need. I look forward to hearing about the next steps. Sincerely, Nadia Agatha |
Contoh email meminta informasi / klarifikasi
Jangan ragu untuk bertanya secara detail jika ada instruksi dari atasan yang dirasa abu-abu.
| Subject: Request for Clarification: Timeline for Annual Financial Audit |
| Dear Mr. Hendra, I hope this email finds you well. I am currently preparing the documents for the upcoming Annual Financial Audit, and I wanted to ask for some clarification regarding the external vendor timeline we discussed on Monday. Could you please confirm if the target completion date for the preliminary data submission is still set for November 10th? Additionally, I would appreciate it if you could share the updated compliance checklist, as I want to ensure my reports align perfectly with the new regulations. Your prompt response will help me finalize the audit pack by tomorrow afternoon. Best, Reza Rahardian Finance Associate |
Contoh email konfirmasi meeting
Pastikan semua pihak terkait tahu persis apa yang akan dibahas.
| Subject: Meeting Confirmation & Agenda: Q1 Marketing Campaign Kick-off |
| Dear Jessica Tan, I am writing to confirm our scheduled meeting for tomorrow, October 5th, at 10:00 AM. We will be meeting via the usual Zoom link provided in the calendar invite. As a brief reminder, our main agenda will be reviewing the budget allocation for the Q1 social media campaign and finalizing the list of key influencers. I have attached a preliminary spreadsheet for your review prior to our discussion. Please let me know if there are any additional topics you would like to add to the agenda, or if there are any sudden changes to your availability. Best regards, Budi Santoso Marketing Manager |
Contoh email mengirim dokumen / lampiran
Karena mengirim file dilakukan hampir setiap hari, jadikan contoh email bahasa inggris ini sebagai andalanmu.
| Subject: Document Submission: Finalized Partnership Agreement |
| Dear Mr. Anderson, As discussed during our check-in call yesterday, please find attached the finalized Partnership Agreement for your review. Our legal team has thoroughly reviewed and incorporated your feedback, specifically regarding the intellectual property clause on page 4. We have also highlighted the updated payment milestones for your easy reference. Please take a moment to review these changes. If everything looks good on your end, kindly let me know so I can proceed with securing the necessary signatures from our Director. Sincerely, Diana Putri Legal Counsel Creative Agency Inc. |
Contoh email meminta maaf secara profesional
Berikan konteks mengapa masalah itu terjadi dan tawarkan solusi konkretnya.
| Subject: Apology Regarding Delay on Weekly Server Analytics Report |
| Dear Michael, Please accept my sincere apologies for the delay in delivering the Weekly Server Analytics Report. We encountered an unexpected technical issue with our main database server this morning, which prevented us from extracting the necessary user data. Our IT team has successfully resolved the issue, and I have now attached the completed report to this email. Moving forward, I have set up an automated backup extraction system to ensure this type of disruption does not affect our reporting schedule again. I truly appreciate your patience and understanding. Best regards, Dimas Anggara IT Support Lead |
Contoh email izin / pemberitahuan tidak hadir
Beritahukan bagaimana pekerjaanmu akan ditangani selama absen.
| Subject: Absence Notice – Ratna Sari – Sick Leave for October 12th |
| Dear Mrs. Caroline, I am writing to inform you that I will be unable to attend work today, October 12th, due to a sudden severe migraine that requires me to rest. I have already briefed Tommy regarding the urgent tasks for today, specifically the client presentation at 2 PM. He has kindly agreed to cover the meeting on my behalf. I will check my email periodically for any critical emergencies, but otherwise, I plan to be offline to recover. I expect to be back online and fully operational by tomorrow morning. Best, Ratna Sari Account Executive |
Contoh email menindaklanjuti pekerjaan
Ingatkan rekan kerjamu dengan sopan namun jelas menggunakan contoh email bahasa inggris ini.
| Subject: Follow-up: Pending Approval for Website Redesign Proposal |
| Dear Kevin, I hope you are having a productive week. I am writing to follow up on the status of the Website Redesign Proposal that I submitted last Thursday. Since our front-end developers are scheduled to begin the initial coding phase next Monday, we would need your formal approval by the end of the day tomorrow to stay on track with the project timeline. Could you kindly provide an update on where the review process stands? Please let me know if you need me to clarify any sections of the proposal to expedite your approval. Sincerely, Anita Wijaya Project Manager |
Contoh email mengucapkan terima kasih secara formal
Sebutkan dengan spesifik bantuan rekan kerja yang sangat berharga bagimu.
| Subject: Thank You for Your Exceptional Support on the Horizon Project |
| Dear Richard, I am writing to express my deepest gratitude for your assistance with the Horizon Project last week. Your expertise in 3D animation and your willingness to work late with our team on Tuesday evening were invaluable to our success in meeting the tight deadline. Because of your dedication, we were able to present a flawless prototype to the stakeholders, and they were highly impressed with the visual details. I truly appreciate your hard work and look forward to collaborating with you again on future creative initiatives. Best regards, Fahri Hamzah Creative Director |
Contoh email penutup kerja sama / closing message
Tutup proyek dengan kesan manis yang membuka jalan untuk bisnis di masa depan.
| Subject: Project Closure & Thank You: Mobile App Development |
| Dear Mr. David Lee, As we officially conclude all deliverables for the Mobile App Development project today, I want to take a moment to thank you for a wonderful and highly productive partnership. The user engagement results we achieved over the last six months have exceeded our initial targets, and working with your development team has been a seamless experience. Attached is the final handover documentation and the source code repository link for your records. Our team remains at your disposal for any minor technical support over the next 30 days. I look forward to the possibility of collaborating with you again in the future. Best regards, Gilang Ramadhan Chief Technology Officer BuildIt Software |
Cara Belajar Business English untuk Kebutuhan Email Kerja
Peningkatan keahlian bahasa tidak bisa dilakukan secara instan. Bahasawan sangat direkomendasikan membaca referensi dari /bahasa-inggris-untuk-dunia-kerja/ dan melakukan empat rutinitas ini:
Simpan template email yang paling sering dipakai
Kumpulkan berbagai contoh email bahasa inggris yang paling selaras dengan divisimu, lalu simpan di aplikasi catatan (notes). Trik ini efektif memangkas puluhan menit waktu kerjamu setiap hari.
Pelajari frasa formal yang aman
Dunia bisnis digerakkan oleh kosa kata baku yang sudah punya pola pasti. Menghafalkan frasa-frasa seperti “Please find attached” atau “I am writing to formally introduce” sangatlah dianjurkan.
Biasakan membaca contoh email profesional
Semakin sering Bahasawan memperhatikan tulisan rekan kerja yang rapi atau surat resmi, semakin peka insting otakmu untuk meniru struktur logis tersebut.
Latih juga komunikasi lisan agar lebih nyambung dengan konteks kerja
Komunikasi verbal (berbicara) dan tertulis sangatlah berkaitan erat. Kepercayaan diri saat berbicara di rapat akan langsung memperkaya perbendaharaan kata yang Bahasawan tuangkan ke dalam surat.
Kesimpulan
Menulis pesan dalam bahasa asing untuk urusan bisnis sering memicu rasa cemas, tetapi dengan menyimpan dan mengadaptasi kesepuluh contoh email bahasa inggris berformat asli di atas, dijamin rasa khawatir itu akan sirna. Jika Bahasawan siap memantapkan langkah karier lebih jauh, langsung saja kunjungi tautan dan asah keahlianmu bersama para ahli di Kelas Bahasa!
FAQ
Apa bedanya email formal dan email informal dalam bahasa Inggris?
Gaya formal diikat oleh aturan ketat tata bahasa, struktur resmi, dan pantang menggunakan bahasa gaul. Sementara gaya informal sangat luwes dan santai, layaknya pesan singkat antar teman.
Bagaimana cara membuka email bahasa Inggris yang sopan?
Awali dengan sapaan baku seperti “Dear Mr. [Nama Belakang]”. Setelah itu, gunakan jembatan komunikasi yang ramah seperti “I hope this email finds you well,” lalu utarakan maksud dan konteks utamanya.
Apakah email kerja harus selalu sangat formal?
Tentu bergantung pada lawan bicaramu. Mengirim dokumen ke vendor baru menuntut formalitas tinggi. Namun, bertukar revisi kerjaan harian dengan tim internal divisimu sendiri biasanya menggunakan gaya semi-formal yang lebih hangat.
Bagaimana kalau saya takut grammar email saya salah?
Jadikan rasa takut itu sebagai pengingat untuk mengecek ulang! Memiliki pegangan contoh email bahasa inggris yang nyata dan tervalidasi adalah langkah pertahanan pertama yang brilian. Setelah itu, cek menggunakan alat bantu koreksi teks.
Di mana saya bisa belajar business English untuk kerja?
Bahasawan bisa mengandalkan program khusus karyawan dan profesional melalui platform terpercaya seperti Kelas Bahasa. Kurikulumnya dirancang khusus agar langsung bisa diimplementasikan ke dalam komunikasi di kantormu.
