Cara Membuat Appointment dalam Bahasa Inggris untuk Karyawan

Mengetahui cara membuat appointment bahasa inggris untuk Karyawan itu penting banget, terutama buat urusan kerja atau hal profesional lainnya. Dengan cara yang sopan dan jelas, kamu bisa komunikasi lebih percaya diri dan ningkatin peluang karier juga!

Biar makin lancar ngomong dan ngerti cara pakainya di situasi nyata, yuk gabung di Speaking Intensive dari Kelas Bahasa latihan bareng coach profesional dan rasain langsung progress-nya! 

Kenapa Harus Tahu Cara Membuat Appointment dalam Bahasa Inggris?

Di era global sekarang, kemampuan membuat janji dalam bahasa Inggris bukan lagi bonus, tapi keperluan. Baik untuk urusan kerja, konsultasi, maupun pertemuan santai, skill ini bikin komunikasi kamu lebih lancar dan profesional.

Komunikasi yang jelas dan sopan saat membuat appointment menunjukkan profesionalisme dan menghargai waktu orang lain. Gunakan kosakata yang tepat agar informasi seperti waktu, tanggal, dan tujuan pertemuan tersampaikan tanpa salah paham.

Cara Membuat Appointment dalam Bahasa Inggris!

Rahasia bikin appointment yang lancar itu simpel tahu cara pakai kosakata yang pas! Dengan kalimat yang tepat, kamu bisa mulai ngobrol, atur waktu ketemuan, sampai konfirmasi jadwal dengan gaya yang sopan tapi tetap santai.

1. Memulai Permintaan Janji Temu (Initiating an Appointment Request)

Untuk mulai bikin appointment, pakai kalimat yang jelas dan sopan biar lawan bicara langsung paham maksud kamu.

Formal:

• “I would like to schedule an appointment with [Nama Orang].”
• “I would like to make an appointment to discuss [Topik].”
• “Would it be possible to arrange a meeting next week?”

Informal:

• “Can we meet up sometime next week?”
• “Are you free to chat on Tuesday?”

2. Menawarkan Ketersediaan Waktu (Suggesting Times and Dates)

Setelah menyatakan niat, tawarkan beberapa opsi waktu untuk memberikan fleksibilitas.

• “Would Tuesday at 10 AM work for you?”
• “I am available on Wednesday afternoon. How about 2 PM?”
• “What time would be convenient for you next week?”
• “Perhaps we could meet on Friday morning?”

3. Merespons Ketersediaan dan Mengkonfirmasi (Responding to Availability & Confirming)

Jawaban kamu juga harus sama jelasnya entah itu buat menerima, menolak, atau mengonfirmasi janji temu.

Menerima:

• “Yes, Tuesday at 10 AM works perfectly for me.”
• “That sounds great. I’ll see you then.”
• “Perfect. I will add it to my calendar.”

Menawarkan Alternatif:

• “I’m afraid I have another commitment at that time. Would Wednesday be possible instead?”
• “I’m not available on Tuesday. Could we do it on Thursday morning?”

Mengkonfirmasi:

• “Great. So, to confirm, we are meeting on Tuesday at 10 AM at your office.”
• “Excellent. I look forward to our meeting on [Tanggal] at [Waktu].”

Cara Membuat Appointment Melalui Telepon (The Phone Call)

Panggilan telepon adalah cara yang cepat dan personal untuk membuat appointment. Keterampilan mendengarkan dan berbicara secara real-time menjadi sangat penting di sini.

1. Memulai Panggilan Telepon dengan Profesional

Mulailah percakapan dengan perkenalan yang jelas dan sopan, lalu sebutkan tujuan kamu menelepon.

Contoh:

• “Hello, this is [Nama Kamu] from [Perusahaan Kamu].”
• “Good morning, my name is [Nama Kamu], and I’m calling on behalf of [Nama Perusahaan].”

2. Menyampaikan Permintaan Appointment (Caller’s Perspective)

Langsung aja sampaikan tujuan kamu untuk membuat janji temu dengan cara yang sopan dan jelas, biar lawan bicara tahu maksudmu sejak awal.

• “I’m calling to schedule an appointment with Mr. Smith.”
• “I would like to make an appointment to see Dr. Evans, please.”
• “Could I arrange a time to meet with the marketing manager?”

3. Menerima Permintaan Appointment (Receiver’s Perspective)

Sebagai penerima telepon, kamu perlu memberikan respons yang ramah, membantu, dan informatif. Pastikan nada bicaramu sopan dan jelas agar lawan bicara merasa dihargai dan mudah memahami informasi yang kamu sampaikan.

• “Certainly. Let me check his schedule. What is this regarding?”
• “Of course. When would be a good time for you?”
• “One moment, please. I’ll see when she is available.”

4. Berdiskusi tentang Ketersediaan

Ini adalah bagian negosiasi. Bersiaplah untuk menawarkan dan menanggapi beberapa opsi waktu.

• Caller: “Is he available on Monday morning?”
• Receiver: “I’m sorry, he’s fully booked on Monday. Would Tuesday afternoon at 3 PM work?”
• Caller: “Yes, that would be perfect. Thank you.”

5. Mengkonfirmasi Janji Temu

Sebelum menutup telepon, selalu ulangi dan konfirmasi semua detail penting: nama, tanggal, waktu, dan lokasi.

• “Alright, so I have you down for an appointment with Mr. Smith on Tuesday, June 25th, at 3 PM. Is that correct?”
• “To confirm, that’s a meeting with Ms. Jones at our main Kantor on Friday at 11 AM.”

6. Mengakhiri Panggilan Telepon dengan Sopan

Tutup percakapan dengan ucapan terima kasih dan salam penutup yang sopan.

• “Thank you very much for your help. Have a great day.”
• “We look forward to seeing you then. Goodbye.”

Contoh Membuat Appointment Melalui Telepon

Contoh Membuat Janji Pertemuan Bisnis (Meeting)

Receptionist: “Good morning, Global Solutions. How may I help you?”
Andi: “Hello, this is Andi from Digital Corp. I’d like to schedule a meeting with Ms. Sarah Chen, please.” 
Receptionist: “Certainly. May I ask what the meeting is regarding?” 
Andi: “It’s about the new marketing proposal we sent last week. We’d like to present some additional informasi.” 
Receptionist: “Thank you. Let me check her calendar. Ms. Chen is available on Thursday afternoon or Friday morning.” 
Andi: “Thursday afternoon would be great. Is 2 PM possible?” 
Receptionist: “Yes, 2 PM is available. So, that’s a meeting with Sarah Chen for Andi from Digital Corp on Thursday at 2 PM. I’ll send you a calendar invitation to confirm.” 
Andi: “Perfect. Thank you for your assistance.” 
Receptionist: “You’re welcome. Goodbye.”

Contoh Percakapan Telepon Membuat Janji Layanan

Clinic: “City Medical Clinic, how can I help you?” 
Budi: “Hello, I’d like to make an appointment to see a doctor.” 
Clinic: “Of course. Have you been here before?” 
Budi: “No, this is my first time.” 
Clinic: “Alright. We have an opening tomorrow at 11 AM with Dr. Lee. Would that work for you?” 
Budi: “I’m afraid I’m working at that time. Do you have anything in the afternoon?” 
Clinic: “Let me see. Yes, we have a cancellation at 4 PM tomorrow.” 
Budi: “That’s perfect. I’ll take it.” 
Clinic: “Great. Can I get your full name and date of birth, please?”

Cara Membuat Appointment Melalui Email

Email tergolong cara yang lebih formal dan memberikan bukti tertulis tentang janji yang dibuat. Metode ini paling pas dipakai untuk komunikasi bisnis atau keperluan profesional lainnya.

1. Struktur Email Permintaan Appointment yang Efektif

• Subject Line yang Jelas:  Contoh: “Appointment Request: [Topik]” atau “Meeting Request: [Nama Kamu] & [Nama Penerima]”
• Sapaan Formal: Dear Mr./Ms. [Last Name],
• Kalimat Pembuka: Jelaskan secara singkat tujuan email kamu.
• Konteks atau Tujuan: Sampaikan alasan kamu ingin mengatur pertemuan.
• Tawarkan Waktu Spesifik: Berikan 2–3 opsi waktu agar penerima bisa memilih.
• Call to Action: Ajak penerima untuk mengonfirmasi atau memberi saran waktu lain.
• Penutup Sopan: Sincerely, / Best regards, (diikuti nama kamu.)

2. Frasa Penting dalam Email Permintaan Appointment

• “I am writing to request a meeting to discuss…”
• “Would you be available for a brief meeting next week?”
• “Please let me know which of these options is most convenient for you.”
• “If none of these times work, please suggest an alternative.”
• “I look forward to hearing from you.”

Contoh Appointment Melalui Email

Contoh Email Permintaan Appointment Formal (Meeting dengan Klien/Kolega)

Subject: Meeting Request: Project Alpha Discussion

Dear Mr. Tanaka,

I am writing to schedule a meeting to discuss the progress of Project Alpha and to finalize the plan for the next phase.

Would you be available to meet sometime next week? I am available at the following times:

• Tuesday, July 9th, between 10 AM and 12 PM
• Wednesday, July 10th, between 2 PM and 4 PM

Please let me know if any of these times work for you or suggest an alternative that suits your schedule.

Best regards, David Lee

Contoh Email Permintaan Appointment Semi-Formal (Janji Temu di Pusat Aplikasi/Layanan)

Subject: Appointment Request for Visa Application

Dear Sir/Madam,

My name is Siti Aminah, and I am writing to request an appointment to submit my visa application documents. My application reference number is VFS-12345.

Could you please inform me of the available slots for next week, from July 8th to July 12th? I am flexible and can adjust my schedule accordingly.

Thank you for your assistance.

Sincerely, Siti Aminah

Cara Membuat Appointment Melalui Website

Sekarang banyak layanan yang pakai sistem pemesanan online karena lebih efisien. Prosesnya memang lebih cepat, tapi kamu tetap perlu paham cara menggunakan antarmuka digitalnya biar nggak bingung saat buat janji.

1. Memahami Antarmuka Booking Online

Biasanya, situs atau aplikasi pemesanan punya alur yang simpel: kamu pilih layanan, tentukan tanggal di kalender, lalu pilih jam yang masih tersedia. Setelah itu, isi data pribadi kamu untuk mengamankan jadwal janji temu.

2. Frasa Bantuan Jika Ada Kendala Teknis atau Pertanyaan

Kalau kamu mengalami kendala, buka halaman “Contact Us” atau “Help”, lalu gunakan frasa seperti berikut ini:

• “I am having a technical issue with the online booking system.”
• “Could you please assist me? The time slot I want appears to be unavailable, but I was told it should be open.”

Konfirmasi, Penjadwalan Ulang, dan Pembatalan Janji Temu

Mengelola janji temu sama pentingnya dengan membuatnya. Komunikasi yang proaktif menunjukkan sikap profesional.

1. Mengkonfirmasi Janji Temu (Approving Appointment)

Satu atau dua hari sebelum janji, ada baiknya mengirim email atau pesan singkat untuk konfirmasi.

• “Just a friendly reminder about our meeting on Wednesday at 10 AM.”
• “I am writing to confirm our appointment for tomorrow at 2 PM.”

2. Menjadwalkan Ulang Janji Temu (Rescheduling)

Kalau kamu perlu ubah jadwal, kasih tahu secepat mungkin ya. Sampaikan dengan sopan, sertakan permintaan maaf, dan tawarkan waktu pengganti yang sesuai biar tetap terlihat profesional dan menghargai waktu lawan bicara.

• “Unfortunately, due to an unforeseen circumstance, I will be unable to make our meeting on Monday. My apologies for any inconvenience.”
• “Would it be possible to reschedule for sometime later in the week?”

3. Canceling an Appointment

Pembatalan (canceling) harus dilakukan dengan sopan dan idealnya memberikan alasan singkat (jika pantas).

• “I am writing to inform you that I need to cancel our appointment scheduled for [Tanggal]. I sincerely apologize for the short notice.”
• “Due to a personal emergency, I must unfortunately cancel our meeting.”

Ngerti Cara Membuat Appointment Bahasa Inggris untuk Karyawan!

Membuat janji temu dalam bahasa Inggris bukan cuma soal formalitas, tapi juga soal membangun kesan profesional dan menghargai waktu orang lain. Dengan memilih frasa yang tepat dan berkomunikasi dengan sopan, kamu bisa lebih percaya diri dalam berbagai situasi baik lewat telepon, email, maupun sistem online.

Ingat, komunikasi yang baik selalu dimulai dari niat yang jelas dan cara penyampaian yang sopan. 

Mau Lancar Ngomong Bahasa Inggris ke Client?

Kalau kamu pengen nggak cuma jago bikin appointment, tapi juga lancar ngomong bahasa Inggris di dunia kerja dan kehidupan sehari-hari, yuk gabung di Speaking Intensive dari Kelas Bahasa!

Belajar bareng coach profesional, latihan real conversation tiap minggu, dan rasain sendiri peningkatannya.

Daftar sekarang dan mulai perjalanan #LevelUp kamu bareng Bahasawan lainnya!