ilustrasi cara menulis email bahasa inggris formal

Hai, Bahasawan!

Bahasawan pasti pernah merasa bingung saat harus mengirim pesan resmi ke dosen, klien asing, atau HRD perusahaan multinasional. Entah itu karena takut akan salah tata bahasa (grammar) atau dianggap tidak sopan sering kali menjadi penghalang utama.

Sebenarnya, cara menulis email bahasa inggris formal tidak serumit yang dipikirkan banyak orang. Kuncinya bukan pada penggunaan kata-kata sulit atau istilah sastra yang rumit. Justru, email formal yang baik adalah email yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami tujuannya oleh penerima. Jika Bahasawan menguasai tiga hal ini, komunikasi profesional akan terasa jauh lebih ringan.

Sebelum kita masuk ke pembahasan teknis, Bahasmin ingin memberi Bahasawan bocoran singkat!

Tulisan yang bagus akan semakin lengkap jika dibarengi dengan kemampuan bicara yang lancar. Bayangkan jika email kamu sudah sempurna, tapi saat diminta panggilan video (video call), kamu malah terbata-bata. Sayang banget, kan? Nah, untuk melatih keberanian bicara, kamu bisa cek program Speaking Intensive di sini. Ini bisa jadi investasi bagus buat karier kamu ke depannya.

Sekarang, mari kita bedah tuntas bagaimana menyusun email yang professional!

Pembuka untuk Struktur Email yang Benar

Banyak orang langsung melompat ke isi pesan tanpa memperhatikan kerangka luarnya. Padahal, dalam cara menulis email bahasa inggris formal, struktur awal adalah fondasi yang menentukan apakah email tersebut akan dibaca atau diabaikan.

1. Pentingnya Subject Line yang Spesifik

Judul email atau Subject Line adalah hal pertama yang dilihat penerima. Kesalahan terbesar pemula adalah membiarkan kolom ini kosong atau menulis judul yang tidak jelas seperti “Hello” atau “Urgent“. Judul yang baik harus merangkum isi email dalam 3-6 kata. Misalnya, gunakan “Meeting Request: Marketing Strategy Q1” alih-alih hanya “Meeting“. Ini membantu penerima memahami prioritas pesan Bahasawan sebelum membukanya.

2. Etika dalam Menyapa Penerima (Salutation)

Bagian sapaan menentukan nada percakapan selanjutnya. Jika Bahasawan tahu nama penerimanya, selalu gunakan format “Dear Mr./Ms. [….]”. Ini adalah standar dalam cara menulis email bahasa inggris formal. Namun, jika Bahasawan mengirim email ke departemen umum tanpa tahu nama spesifik, opsi “Dear Hiring Manager” atau “To Whom It May Concern” masih bisa diterima, meskipun opsi pertama lebih disarankan jika memungkinkan. Hindari sapaan santai seperti “Hi guys” dalam konteks profesional.

Apa Saja Langkah Menyusun Isi Email?

Setelah pembukaan yang baik berikutnya adalah menjaga agar pembaca tetap tertarik dan paham dengan maksud email yang Bahasawan kirim. Usahakan bagian jangan menjadi terlalu bertele-tele.

3. Kalimat Pembuka sebagai Pemanasan

Jangan langsung masuk ke permintaan utama secara tiba-tiba. Berikan sedikit konteks. Kalimat pembuka atau opening sentence berfungsi sebagai jembatan yang sopan. Bahasawan bisa menggunakan kalimat standar seperti “I hope this email finds you well” atau “I am writing to follow up on our last discussion”. Kalimat ini menunjukkan bahwa Bahasawan memiliki tata krama yang baik sebelum masuk ke topik bisnis yang serius.

4. Teknik Menyampaikan Pesan Utama (The Body)

Ini adalah inti dari cara menulis email bahasa inggris formal. Sampaikan tujuan Bahasawan dengan prinsip kepadatan informasi. Gunakan paragraf pendek agar mudah dibaca di layar ponsel maupun komputer. Jika ada beberapa poin penting, seperti daftar pertanyaan atau rincian tugas, gunakan bullet points.

Cara ini jauh lebih efektif daripada menulis satu blok teks yang panjang. Orang dalam dunia professional biasanya sibuk, jadi mereka menghargai pesan yang langsung pada intinya (to the point) namun tetap santai dan hormat.

Ngomong-ngomong soal komunikasi yang efektif, kadang kita cuma jago di tulisan tapi grogi saat harus tampil langsung. Di dunia kerja global, skill cara menulis email bahasa inggris formal memang pintu masuknya, tapi speaking adalah kunci untuk naik level. Jangan sampai kesempatan emas hilang cuma karena lidah kaku. Yuk, asah kemampuan lisanmu di program Speaking Intensive dari Kelas Bahasa biar makin balance antara nulis dan ngomong!

Bagaimana Menutup Email dengan Profesional?

Bagian penutup sama pentingnya dengan pembuka. Email yang berhenti mendadak tanpa penutup yang jelas akan terasa kasar dan membingungkan.

5. Pentingnya Call to Action (CTA) yang Jelas

Sebelum pamit, pastikan penerima tahu apa yang harus mereka lakukan. Inilah yang disebut Call to Action. Apakah Bahasawan ingin mereka membalas email? Apakah Bahasawan ingin mereka membuka lampiran? Atau sekadar konfirmasi kehadiran? Contoh kalimat yang bisa dipakai:

“I look forward to hearing from you soon.”
“Please let me know if you have any questions.”

Ketegasan di bagian ini menunjukkan bahwa Bahasawan memahami tujuan dari komunikasi tersebut.

6. Memilih Salam Penutup yang Tepat

Dalam cara menulis email bahasa inggris formal, pilihan kata penutup mencerminkan hubungan Bahasawan dengan penerima.

Sincerely: Gunakan ini jika situasinya sangat formal atau Bahasawan belum pernah bertemu orang tersebut.
Best regards: Pilihan paling aman dan umum untuk lingkungan kerja profesional.
Kind regards: Sedikit lebih hangat, cocok untuk rekan kerja atau klien yang sudah dikenal. Jangan lupa menyertakan nama lengkap dan posisi/jabatan di bawah salam penutup agar identitas Bahasawan jelas.

Kesalahan Apa yang Wajib Dihindari?

Bahkan penulis berpengalaman pun bisa melakukan kesalahan penulisan. Untuk memastikan kualitas email Bahasawan, hindari jebakan-jebakan berikut ini yang sering merusak reputasi profesional.

Mengabaikan Pengecekan Ulang (Proofreading)

Jangan pernah menekan tombol kirim tanpa membaca ulang. Typo atau kesalahan ejaan bisa membuat Bahasawan terlihat tidak teliti. Selain itu, periksa kembali lampiran. Salah satu kesalahan paling umum dalam cara menulis email bahasa inggris formal adalah menulis “Attached is the file” tetapi lupa mengunggah failnya. Selalu lakukan “Fase Ngaca” atau pengecekan akhir sebelum mengirim.

Penggunaan Bahasa Non-Formal Berlebihan

Hindari singkatan teks seperti “thx”, “u”, atau “4 u”. Gunakan ejaan lengkap: “thanks”, “you”, “for you”. Juga, hati-hati dengan penggunaan tanda seru. Satu tanda seru untuk mengekspresikan antusiasme masih boleh, tapi jangan menggunakannya di setiap akhir kalimat karena akan terlihat tidak profesional atau seperti sedang berteriak.

Contoh Cara Menulis Email Bahasa Inggris Formal

Supaya Bahasawan punya gambaran nyata, berikut adalah contoh pengaplikasian cara menulis email bahasa inggris formal untuk keperluan menanyakan informasi produk.

Kesimpulan

Bahasawan, itulah panduan lengkap mengenai cara menulis email bahasa inggris formal yang bisa langsung dipraktikkan. Mulai dari membuat judul yang menarik perhatian, menyusun isi yang padat, hingga menutup dengan elegan, semuanya memiliki peran penting. Dengan mengikuti struktur di atas, Bahasawan tidak hanya mengirim pesan, tetapi juga membangun citra diri sebagai seseorang yang profesional dan kompeten.

Ingat, komunikasi adalah jembatan karier. Jangan biarkan jembatan itu rapuh hanya karena kurang persiapan. Jika tulisan Bahasawan sudah rapi, langkah selanjutnya adalah memastikan Bahasawan juga nyaman berbicara dalam bahasa Inggris.

Dunia kerja menuntut paket lengkap. Jadi, jangan ragu untuk melengkapi skill menulis ini dengan kemampuan speaking yang mumpuni. Bergabunglah dengan program Speaking Intensive di Kelas Bahasa sekarang juga, dan jadilah profesional yang percaya diri dalam setiap situasi, baik di depan layar maupun tatap muka.

Selamat mencoba dan semoga email-email Bahasawan selanjutnya membawa kabar baik!

Referensi:

Guffey, M. E., & Loewy, D. (2022). Essentials of Business Communication (12th Edition). Boston: Cengage Learning. https://faculty.cengage.com/works/9780357714973

Auto Paham 6 Cara Menulis Email Bahasa Inggris Formal!